Polityka prywatności Rad-OS

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe osób korzystających z aplikacji Rad-OS i strony internetowej https://rad-os.eu.

Rad-OS jest przeznaczony do pracy bez danych identyfikujących pacjentów. Użytkownicy nie powinni wprowadzać do Aplikacji danych osobowych pacjentów ani innych danych umożliwiających ich identyfikację.

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych Użytkowników jest:

dalej: „Administrator”.

W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod wskazanym adresem e-mail.

Administrator nie powołał inspektora ochrony danych, chyba że odrębna informacja stanowi inaczej.

3. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania z Rad-OS możemy przetwarzać:

1. dane konta:
   • imię i nazwisko,
   • nazwa użytkownika,
   • adres e-mail,
   • zaszyfrowane lub zahashowane dane uwierzytelniające,
   • rola i uprawnienia,
   • nazwa podmiotu lub miejsca pracy;
2. dane rozliczeniowe:
   • nazwa firmy,
   • adres,
   • NIP,
   • dane dotyczące płatności i faktur;
3. dane techniczne:
   • adres IP,
   • informacje o przeglądarce i urządzeniu,
   • data i czas logowania,
   • logi bezpieczeństwa,
   • informacje o błędach;
4. dane dotyczące korzystania z Aplikacji:
   • liczba wygenerowanych Raportów,
   • wybrane kategorie,
   • wykorzystane limity,
   • ustawienia Konta,
   • historia czynności administracyjnych;
5. treści wprowadzane przez Użytkownika:
   • Notatki,
   • Raporty,
   • szablony,
   • instrukcje,
   • materiały zapisane w Archiwum;
6. dane z korespondencji:
   • adres e-mail,
   • treść wiadomości,
   • dane przekazane w reklamacji albo zgłoszeniu technicznym.

4. Dane pacjentów

1. Rad-OS nie wymaga wprowadzania danych identyfikujących pacjenta.
2. Użytkownik powinien wprowadzać wyłącznie treści zanonimizowane.
3. Zabronione jest wprowadzanie w szczególności:
   • imienia i nazwiska pacjenta,
   • numeru PESEL,
   • dokładnej daty urodzenia, jeżeli prowadzi do identyfikacji,
   • adresu,
   • danych kontaktowych,
   • numerów dokumentacji i badań umożliwiających identyfikację,
   • innych identyfikatorów pacjenta.
4. Administrator nie zamierza przetwarzać danych pacjentów w ramach standardowego korzystania z Rad-OS.
5. Jeżeli Użytkownik wprowadzi takie dane wbrew Regulaminowi, powinien niezwłocznie je usunąć oraz poinformować Administratora.
6. Sam zakaz wprowadzania danych pacjentów nie wyłącza obowiązków Administratora, jeżeli dane takie faktycznie znajdą się w systemie.

5. Cele i podstawy przetwarzania

Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

1. utworzenie i obsługa Konta, udostępnienie Aplikacji oraz realizacja umowy — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
2. obsługa płatności, fakturowanie i realizacja obowiązków księgowych oraz podatkowych — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
3. zapewnienie bezpieczeństwa Aplikacji, zapobieganie nadużyciom, rejestrowanie zdarzeń technicznych i ochrona roszczeń — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionego interesu Administratora;
4. obsługa zgłoszeń, reklamacji i kontaktu — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO;
5. ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
6. wysyłanie informacji technicznych i organizacyjnych dotyczących Usługi — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO;
7. wysyłanie informacji handlowych, jeżeli Użytkownik wyraził na to zgodę — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz odpowiednich przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej;
8. analiza sposobu korzystania z Aplikacji i jej ulepszanie, jeżeli odbywa się przy wykorzystaniu danych osobowych — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO albo zgody, jeśli jest ona wymagana.

6. Przetwarzanie treści przez model językowy

1. W celu wygenerowania Raportu treść Notatki może być przekazywana za pośrednictwem interfejsu API do zewnętrznego dostawcy modelu językowego.
2. Obecnie dostawcami modeli językowych mogą być w szczególności OpenAI, Google lub Anthropic, w zależności od konfiguracji Aplikacji.
3. Dostawcy modeli językowych przetwarzają przekazywane dane w celu realizacji żądania i świadczenia usługi technologicznej.
4. Administrator nie zamierza wykorzystywać treści Użytkownika do publicznego udostępniania ani reklamy.
5. Użytkownik nie może wprowadzać danych identyfikujących pacjentów niezależnie od wybranego dostawcy modelu.
6. Administrator może zmieniać dostawców modeli językowych. Aktualna informacja o dostawcach może być publikowana w Aplikacji, Polityce prywatności lub dokumentacji usługi.

7. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

1. dostawcom hostingu i infrastruktury serwerowej;
2. dostawcom modeli językowych;
3. dostawcom poczty elektronicznej;
4. dostawcom systemów płatności i fakturowania;
5. biuru księgowemu;
6. dostawcom usług IT, utrzymania, bezpieczeństwa i kopii zapasowych;
7. kancelariom prawnym i doradcom, jeśli jest to konieczne;
8. organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa.

Administrator zawiera wymagane umowy powierzenia przetwarzania danych z podmiotami przetwarzającymi dane w jego imieniu, jeżeli jest to wymagane.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Niektórzy dostawcy technologiczni mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
2. W takim przypadku przekazanie odbywa się z wykorzystaniem mechanizmów dopuszczonych przez RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych albo innych zabezpieczeń przewidzianych prawem.
3. Informacje o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

9. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane przez następujące okresy:

1. dane Konta — przez okres obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu przez okres niezbędny do rozliczeń, obrony roszczeń i realizacji obowiązków prawnych;
2. dane księgowe i fakturowe — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi;
3. logi bezpieczeństwa — przez okres [NP. 12 MIESIĘCY], chyba że są potrzebne dłużej do wyjaśnienia incydentu;
4. korespondencja i reklamacje — przez okres obsługi sprawy, a następnie do czasu przedawnienia możliwych roszczeń;
5. Raporty i treści Archiwum — do czasu usunięcia przez Użytkownika, zakończenia umowy albo upływu okresu określonego w Regulaminie;
6. dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa dalszego przechowywania;
7. dane niezbędne do ochrony roszczeń — do czasu ich przedawnienia.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane prawem.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać:

1. prawo dostępu do danych;
2. prawo otrzymania kopii danych;
3. prawo sprostowania danych;
4. prawo usunięcia danych;
5. prawo ograniczenia przetwarzania;
6. prawo przenoszenia danych;
7. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
8. prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
9. prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem: pawel@rad-os.eu.

Niektóre prawa mogą podlegać ograniczeniom wynikającym z przepisów prawa, w szczególności z obowiązków podatkowych, księgowych lub konieczności ochrony roszczeń.

11. Dobrowolność podania danych

1. Podanie danych wymaganych do utworzenia Konta i zawarcia umowy jest dobrowolne, ale konieczne do korzystania z Aplikacji.
2. Podanie danych do celów marketingowych jest dobrowolne.
3. Niepodanie danych wymaganych do faktury może uniemożliwić prawidłowe rozliczenie Usługi.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

1. Aplikacja wykorzystuje automatyczne modele językowe do generowania projektów Raportów.
2. Generowanie Raportu nie stanowi decyzji wywołującej wobec Użytkownika skutki prawne ani w podobny sposób istotnie na niego wpływającej.
3. Administrator nie podejmuje wobec Użytkownika decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu w rozumieniu art. 22 RODO, chyba że w przyszłości zostanie wyraźnie wskazane inaczej.

13. Pliki cookies i pamięć przeglądarki

1. Strona i Aplikacja mogą korzystać z plików cookies lub pamięci przeglądarki.
2. Niezbędne pliki cookies mogą służyć do utrzymania sesji logowania, zapewnienia bezpieczeństwa, zapamiętania podstawowych ustawień i prawidłowego działania Aplikacji.
3. Niezbędne pliki cookies nie wymagają zgody, jeśli są konieczne do świadczenia Usługi żądanej przez Użytkownika.
4. Analityczne lub marketingowe pliki cookies będą wykorzystywane wyłącznie po uzyskaniu zgody, jeżeli taka zgoda jest wymagana.
5. Użytkownik może zarządzać plikami cookies w ustawieniach przeglądarki. Wyłączenie plików niezbędnych może uniemożliwić prawidłowe korzystanie z Aplikacji.

14. Bezpieczeństwo

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające chronić dane, w szczególności:

1. szyfrowanie transmisji z wykorzystaniem HTTPS;
2. kontrolę dostępu do Kont;
3. przechowywanie haseł w postaci zahashowanej;
4. rozdzielenie danych użytkowników;
5. ograniczenie dostępu administracyjnego;
6. kopie zapasowe;
7. aktualizacje oprogramowania;
8. rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa;
9. procedury reagowania na incydenty.

Żaden system informatyczny nie gwarantuje jednak całkowitego bezpieczeństwa. Użytkownik powinien chronić swoje dane logowania i korzystać z Aplikacji na zabezpieczonych urządzeniach.

15. Naruszenia ochrony danych

1. W przypadku podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa Użytkownik powinien niezwłocznie skontaktować się z Administratorem.
2. Administrator ocenia każde zdarzenie i podejmuje działania wymagane przez RODO, w tym — jeśli jest to konieczne — dokonuje zgłoszenia Prezesowi UODO i zawiadamia osoby, których dane dotyczą.

16. Zmiany Polityki prywatności

1. Polityka może być zmieniana w przypadku zmian prawa, funkcji Aplikacji, dostawców technologicznych lub sposobu przetwarzania danych.
2. O istotnych zmianach Użytkownicy będą informowani w Aplikacji lub drogą elektroniczną.
3. Aktualna wersja Polityki będzie zawsze dostępna na stronie Rad-OS.